Datenschutzhinweis zur Mandantenapp

Mit diesem Hinweis informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die Mandantenapp unter mandantenapp.marcelmund.de nutzen. Für unsere übrige Beratung und Betreuung gelten ergänzend die Datenschutzhinweise, die Sie zu Beginn der Zusammenarbeit erhalten haben.

Verantwortlicher

Marcel Mund, Mund Businesskonzepte, Graf-Heinrich-Str. 13, 34454 Bad Arolsen. E-Mail: beratung@marcelmund.de, Telefon: +49 5691 875 30 13.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter diesen Kontaktdaten.

Zweck der Mandantenapp

Die Mandantenapp stellt Ihnen die Unterlagen zu Ihrer Betreuung bereit, etwa Versorgungszusage, Vertragsunterlagen, Beratungsdokumentation und Standmitteilungen. Sie können diese Unterlagen ansehen und speichern und mit Ihrer Ansprechpartnerin ein Telefongespräch vereinbaren. Die App nimmt keine Dateien von Ihnen entgegen; Unterlagen für uns senden Sie bitte per E-Mail.

Welche Daten wir verarbeiten

Stammdaten: Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firma. Diese Angaben übernehmen wir aus unserer Mandantenakte, damit wir Ihnen den Zugang einrichten und Sie ansprechen können.

Zugangsdaten: Bei der Einrichtung erstellt Ihr Gerät einen Passkey. Wir speichern davon nur den öffentlichen Schlüssel, eine Kennung und einen Zähler. Ihr Fingerabdruck oder Ihr Gesichtsbild verlassen Ihr Gerät nicht und werden von uns weder empfangen noch gespeichert. Einladungslinks und Anmeldecodes speichern wir nur in verschlüsselter Form (als Prüfwert) und nur für ihre kurze Gültigkeit.

Unterlagen: Kopien der Unterlagen, die wir für Sie freigegeben haben.

Nutzungsprotokoll: Zeitpunkt von Anmeldungen, Anforderungen von Anmeldecodes sowie das Ansehen und Herunterladen einzelner Unterlagen. Das Protokoll dient der Sicherheit Ihres Zugangs und dem Nachweis, wann Ihnen eine Unterlage zur Verfügung stand.

Technische Daten: Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Antwortstatus und Browserangaben, um die App auszuliefern, Fehler zu erkennen und Missbrauch abzuwehren.

Rechtsgrundlagen

Die Bereitstellung der Unterlagen und des Zugangs dient der Erfüllung unseres Betreuungsverhältnisses mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Nutzungsprotokoll und die technischen Daten verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, beruht die Speicherung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Cookies

Die Mandantenapp setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungscookie, das Sie nach der Anmeldung angemeldet hält, und ein kurzlebiges Cookie für die Einrichtung und Anmeldung mit Passkey. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Es findet keine Reichweitenmessung, kein Tracking und keine Werbung statt.

E-Mails aus der Mandantenapp

Wir senden Ihnen Einladungen, Anmeldecodes und kurze Hinweise, wenn neue Unterlagen für Sie bereitstehen. Diese E-Mails enthalten keine Unterlagen und keine Vertragsinhalte, sondern nur einen Link zur App.

Empfänger und Dienstleister

Die Mandantenapp läuft auf einem von uns betriebenen Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, mit Standort in Deutschland. Hetzner stellt die Serverinfrastruktur als Auftragsverarbeiter bereit.

Für den Versand der E-Mails nutzen wir Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als Auftragsverarbeiter. Eine Verarbeitung in Drittländern, insbesondere in den USA, ist dabei nicht ausgeschlossen; sie erfolgt auf Grundlage der mit Google vereinbarten Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework.

Für die Vereinbarung eines Telefongesprächs ist unser eigenes Terminsystem unter termine.marcelmund.de eingebunden, das auf demselben Server läuft. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden dabei zur Erleichterung vorausgefüllt. Für die Terminbuchung gilt der Datenschutzhinweis des Terminsystems.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Speicherdauer

Ihr Zugang und die freigegebenen Unterlagen bleiben gespeichert, solange wir Sie betreuen. Endet die Betreuung, sperren wir den Zugang und löschen die Daten der App, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; die Originalunterlagen verwahren wir im Rahmen dieser Pflichten weiterhin in unserer Mandantenakte.

Einladungslinks gelten 7 Tage, Anmeldecodes 10 Minuten. Eine Sitzung endet nach 30 Minuten ohne Aktivität, spätestens nach 12 Stunden. Das Nutzungsprotokoll löschen wir nach 3 Jahren. Datensicherungen bewahren wir 30 Tage auf.

Datensicherheit

Die Verbindung zur Mandantenapp ist durchgehend verschlüsselt. Die Anmeldung erfolgt mit Passkey oder einem einmaligen Code, ein Passwort gibt es nicht. Jede Abfrage ist fest an Ihren Zugang gebunden, sodass Sie ausschließlich Ihre eigenen Unterlagen sehen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Telefon +49 611 1408-0, E-Mail poststelle@datenschutz.hessen.de.

Stand

Oktober 2026